مهارت ارتباطی نوشتاری

مهارت ارتباطی نوشتاری چیست؟ چگونه باید از مهارت ارتباطی نوشتاری در طراحی پرسشنامه استفاده کنیم؟ قوانین مهارت ارتباطی نوشتاری برای پرسشنامه ها کدام اند؟ نقش مهارت ارتباطی نوشتاری در جذابیت و گیرایی پرسشنامه ها چیست؟ برقراری روابط دوستی ، با ادب بودن و همچنین احترام گذاشتن از پایه ها و اساس برقراری ارتباط و بهبود تعاملات است .

مهارت ارتباطی نوشتاری به آن معناست که شما بتوانید پیام و مضمون مورد نظر خود را که می تواند شامل ایده‌ها ، افکار ، خاطرات و تجربیات و … باشد به طریقی  روشن و واضح و مرتب شده با رعایت ساختاری مناسب از طریق شیوه های مکتوب مانند ایمیل وبلاگ و غیره  به مخاطب خود منتقل کنید و یا اینکه آنها را جمع آوری کنید و در آینده ، خودتان از این نوشته ها استفاده کنید .

این نکته را به خاطر داشته باشید که مهارت ارتباطی نوشتاری برخلاف ظاهر ساده ای که  از آن به نظر می‌رسد ، مهارتی بسیار پیچیده بوده و نیاز به تمرین جدی و همچنین یادگیری مستمر و ادامه دار دارد . البته نترسید ،  بسیاری از مهارت های ارتباطی از جمله مهارت ارتباطی نوشتاری قابل یادگیری هستند .

توانایی و مهارت نوشتن یکی از پایه های مهم ارتباطات و همچنین انتقال پیام است . افزایش این مهارت و توانایی در شخص باعث می شود تا وی در برقراری ارتباطی موثر و مفید با دیگران  مشکل و دردسری نداشته باشد .

از نوشتن می توان در بسیاری از موارد که امکان ارتباط به صورت مستقیم و رو در رو وجود ندارد استفاده کرد . از این رو با بسط دادن و پرورش دادن این مهارت می توانید پیام خود را به طور کامل به خواننده منتقل کنید .

اما اغلب مردم به این مهارت اهمیت نمی دهند و آن را نادیده می‌گیرند !

خوب است بدانید که عدم توانایی  در ایجاد ارتباط به صورت نوشتاری باعث کم شدن تبادل ایده ها و نظریه ها و اطلاعات  می شود . در طرف مقابل افزایش دادن مهارت ارتباطی نوشتاری به شما کمک می‌کند تا یاد بگیرید چگونه بتوانید بهتر و تاثیرگذار تر صحبت و فکر کنید .

پیشنهاد مطالعه : پرسال چیست؟

برای پرسشنامه هم همین قاعده ها و صحبت ها وجود دارد و شما باید بتوانید با استفاده از مهارت های ارتباطی نوشتاری اولاً پرسشنامه ای گیرا طراحی کنید تا مخاطبان بیشتری در این پویش شما شرکت کنند و همچنین علاوه بر جذابیت پرسشنامه ، بتوانید مقصود و هدف مورد نظر خود را در سوالات پرسشنامه به مخاطب به طور صریح و واضح بیان کنید . برای اینکار شما نیاز دارید تا اصول و قوانینی از مهارت ارتباطی نوشتاری در طراحی پرسشنامه و نظرسنجی های  آنلاینتان رعایت کنید .

پیشنهاد مطالعه : روشهای دریافت پاسخهای دقیق در نظرسنجی آنلاین

اصول و قواعد مهارت ارتباطی نوشتاری در پرسشنامه

 الف ) نوشتن توضیحات ابتدایی پرسشنامه ضروری است

اولین و مهمترین قسمتی که در یک پرسشنامه وظیفه برقراری ارتباط با مخاطب را دارد ، قسمت توضیحات پرسشنامه است . زیرا اولین چیزی که مخاطب قبل از شروع پاسخگویی به سوالات پرسشنامه مشاهده می‌کند قسمت توضیحات یا پیش درآمد پرسشنامه آنلاین است . اگر توضیحات پرسشنامه حاوی اطلاعات کافی از مضمون و انگیزه طراحی پرسشنامه آنلاین باشد و در عین حال خلاصه و مفید باشد تا حوصله کاربر سر نرود می‌توان گفت این متن توضیحات پرسشنامه شما ، قابلیت ارتباط با مخاطب را خواهد داشت .

به عبارت دیگر اگر شما بتوانید در توضیحات پرسشنامه به گونه ای صحبت کنید که مخاطب را ترغیب به ادامه روند پرسشنامه کنید ، گام اول در جذب مخاطب را توانسته اید محکم و با استوار بردارید .

پیشنهاد مطالعه : راههای افزایش مشارکت در پرسشنامه آنلاین

ب ) تنظیم خطوط محوری و رعایت زیر موضوعات پرسشنامه و گروه بندی سوالات را فراموش نکنید

شاه کلید برقراری ارتباط موثر نوشتاری با مخاطب در لابلای پرسشنامه های آنلاین ، رعایت وضوح سوالات و گروه بندی آنهاست . هنگامی که شما سوالات پرسشنامه تان را گروه بندی می کنید و در هر گروه برای یک موضوع خاص سوالاتی را می‌پرسید ، عملاً مخاطب را به درک بهتر سوال کمک کرده و در نتیجه از سردرگمی او برای شیوه پاسخ گویی به سوالات پرسشنامه جلوگیری می کنید .

همچنین با تنظیم زیر موضوعات و گروه بندی سوالات پرسشنامه ، مخاطب می‌تواند برای پاسخ گویی به سوالات پرسشنامه  برای خود در سوالات اولویت قرار داده و آنهایی که از نظرش مهم تر باشد را در نگاه اول پاسخ دهد و سوالات دیگر را در نوبت‌های بعدی پاسخ‌دهی کند .

همچنین شما می توانید گروه سوالاتی که برایتان اهمیت ویژه‌ای دارد را از این طریق زودتر از مخاطب بپرسید .

پیشنهاد مطالعه : نکات مهم وکلیدی برای طراحی و اجرای پرسشنامه

ج ) مخاطب و جامعه هدف خود را بشناسید .

قبل از طراحی پرسشنامه آنلاین برای اینکه بتوانید با مخاطبان و جامعه هدفتان ارتباط نوشتاری موثرتری برقرار کنید لازم است که از آنها اطلاعاتی داشته و آنها را کمی بشناسید .

احتمالاً با خود فکر می‌کنید این کار بسیار سخت و دشوار است ، اما در پاسخ باید بگوییم اگر کمی تلاش کنید و از اطلاعات موجود مانند اینترنت یا نوشته های دیگران و یا راه های دیگر استفاده کنید ، مسلما می توانید بر مخاطب خود تأثیر بیشتری بگذارید و راحت‌تر با او ارتباط برقرار کنید .  به ویژه اگر جامعه هدف شما بزرگتر باشد ، شناسایی قشرهای مختلف مردمی در این جامعه می تواند به شما کمک بسیار زیادی در طراحی هر چه بهتر پرسشنامه  کند .

این نکته را به خاطر بسپارید اگر شما اطلاعاتی دارید که ممکن است بعد از مطرح کردن آن در پرسشنامه ، افرادی وجود داشته باشند که در مورد آن اطلاعاتی نداشته باشند ، این وظیفه شماست که قبل از مطرح کردن سوالاتتان  در مورد آن موضوع یا اصطلاح ابتدا کمی توضیح داده و سپس سوالات خود را از مخاطب تان بپرسید .

باتوجه به پاراگراف بالا می‌توان گفت قبل از به کار بردن اصطلاحات فنی پیچیده یا تخصصی  ، باید از میزان سواد و آگاهی های مخاطب جامعه هدفتان به مقدار قابل قبولی آگاهی داشته باشید در غیر این صورت مخاطب در تکمیل پرسشنامه شما دچار سردرگمی خواهد شد .

د ) حجم و تعداد سوالات پرسشنامه نباید کمتر و یا بیشتر از حد اعتدال باشد .

پرسشنامه مانند یک گفتگوی دو طرفه است که در این جا پرسشگر ، سامانه پرسشنامه آنلاین و پاسخ دهنده همان مخاطب است .  همانطور که می دانید هیچ کس از یک گفتگوی طولانی و کسل کننده خشنود نشده و استقبال نمی کند .  پس تعداد سوالات پرسشنامه نباید بیش از اندازه زیاد باشد .

همچنین در مورد حجم هر سوال باید بگوییم اگر سوالات پرسشنامه تان بیش از حد طولانی باشد مخاطب خسته می‌شود . ممکن است شما با دادن  بیش از اندازه لازم اطلاعات به مخاطب ،  باعث شوید مخاطب تان دچار سوء برداشت شود .  در صورت کوتاه بودن بیش از حد متن سوالات پرسشنامه ، باعث به وجود آمدن ابهامات و نقاط گنگی در ذهن مخاطب می شود . درنتیجه مقصود و هدف سوال هایی که طراحی کرده اید به خوبی توسط مخاطب درک نخواهد شد .

به همین دلیل توصیه می‌کنیم در طراحی سوالات پرسشنامه ،  چه از نظر تعداد و چه از نظر حجم مطلب بیان شده در هر سوال یک اعتدال و میانه را سعی کنید همیشه رعایت کنید .

ه ) از همان ابتدا سوال یک میلیون دلاری تان را از مخاطبین نپرسید.

هنگامی که در دنیای واقعی با فردی شروع به مکالمه و گفتگو می‌کنید ، از همان ابتدا از وی راجع به بدترین تجربه دوران کاری یا زندگی‌اش سوال می پرسید ؟  مسلماً خیر ! بلکه آرام آرام با مقدمه چینی و طرح پرسش هایی در این حوزه زمینه را برای پرسیدن آن سوال از مخاطب تان فراهم می کنید .

در دنیای سوالات پرسشنامه هم روال به همین طریق است .  یعنی شما باید آرام آرام به سوالهایی که می پرسید سمت و سو بدهید و بعد از آماده کردن ذهن مخاطب سوال موردنظرتان را از وی بپرسید

پیشنهاد مطالعه : چرا بهتر است از پرسشنامه آنلاین استفاده کنیم؟

همواره این را به خاطر داشته باشید ، پرسشنامه آنلاین یا نظرسنجی آنلاین شما مانند این است که خود شما در روبروی مخاطب نشسته‌اید و تلاش می کنید تا با ایجاد گفتگوی موثر و کارآمد ، اطلاعات مورد نظر خود را به طور دقیق جمع آوری کنید .  اگر بتوانید همیشه این ذهنیت را  با خود داشته باشید ، مسلماً می توانید در هنگام طراحی سوالات پرسشنامه اشکالات و خطاهای خود را به راحتی یافته و آنها را اصلاح کنید .

شاید شما یک مذاکره کننده  ماهر نباشید اما با تمرین بسیار و رعایت نکاتی که در این مقاله بیان شد میتوانید مهارت ارتباطی نوشتاری مورد نیاز برای طراحی پرسشنامه تان را به کار ببرید و پس از مدتی شما تبدیل به یک طراح ماهر پرسشنامه آنلاین شوید .

 

اشتباه های رایج در ارزیابی سازمان
اشتباه های رایج در ارزیابی سازمان
رضایت-کارکنان-چه-رابطه-ای-با-رضایت-مشتریان-دارد؟
رضایت کارکنان چه رابطه ای با رضایت مشتریان دارد؟
فهرست