مدیریت و پرسشنامه خروج کارکنان

مطالعه روج کارکنان

اهمیت مدیریت خروج کارکنان از سازمان

چگونه میتوانم یک کارمندانم را از ترک کار منصرف کنم؟
این سوالی است که مدیران هنگام از دست دادن نیروها و کارکنان با ارزش سازمان از خود می پرسند. زیرا از دست دادن یک کارمند با ارزش و با تجربه برای شرکت بسیار هزینه ‌بر است و به همین دلیل سعی بر نگهداری کارکنان در سازمان می‌شود. با ایجاد یک پرسشنامه خروج کارکنان و همچنین مصاحبه خروج یا به عبارتی Exit Interview میتوان به طور دقیق به بررسی عوامل موثر در این امر پرداخت.

بر اساس مطالعات انجام شده در کشورهای توسعه یافته، از بین ۱۶ درصد تا ۲۱۳ درصد حقوق و مزایای سالانه یک کارمند باید هزینه شود تا فرد جدیدی آموزش داده شده و در همان پست جایگزین شود. به همین جهت سازمان ها سعی می کنند در مقابل ترک سازمان توسط کارکنان، مطالعه  فرم خروج کارمندان را با پرسشنامه خروج کارکنان انجام دهد و دلایل این ترک سازمان را شناسایی کنند.

از آن جایی که برای قرار دادن نیروی جایگزین هزینه ‌های زیادی به یک شرکت یا سازمان وارد می شود، شاخصی برای خروج نیرو تعریف شده که یکی از شاخص های کلیدی در عملکرد واحد منابع انسانی محسوب می‌شود. در زیر فرمول محاسبه آن را می توانید مشاهده کنید.

نرخ خروج کارکنان از خدمت

بررسی و تحلیل دلایل ترک سازمان

قبلا در مقاله رضایت کارکنان چه رابطه ای با رضایت مشتریان دارد؟ گفته بودیم که اگر می خواهید مشتریان راضی و وفادار به شرکت یا سازمانتان داشته باشید، سعی در جلب رضایت آنها داشته باشید.

سالانه بخش بزرگ و عظیمی از نیروی انسانی سازمان های مختلف به دلایلی مانند: استعفا، اخراج، بازنشستگی، مرگ، پیدا کردن موقعیت شغلی بهتر، ربوده شدن توسط رقبا، یا نارضایتی، سازمان را ترک می کنند. به غیر از دلایلی مانند مرگ یا بازنشستگی که نمی‌توان کاری در موردش انجام داد، در بقیه موارد اگر کارکنان ارزشمندی دارید باید به فکر چاره‌ای برای نگه داشتن آنها در پیش خود باشید. شما به عنوان مدیر باید آن قدر نفوذ داشته باشید که بدانید چه کسی و در چه زمانی سازمان را ترک می کند و همچنین بدانید به چه دلیل این ترک سازمان از طرف کارکنان سازمان اتفاق می افتد.

بر اساس مطالعات و تحقیقات،  شرکت های زیادی هستند که مطالعه خروج کارکنان را انجام داده و پرسشنامه خروج کارکنان را تهیه و تنظیم می کنند، اما متاسفانه نتایج به دست آمده را تحلیل نمی کنند. برخی دیگر یک مرحله جلوتر رفته و نتایج را تحلیل می کنند، اما به دلایلی این نتایج را با مدیران بالاتر از خود برای گرفتن تصمیمات بعدی در میان نمی گذارند.
در انتها تعداد اندکی از سازمان ‌ها و شرکت‌ ها این پروسه را به طور کامل طی می‌کنند، یعنی جمع‌آوری داده‌ های ترک سازمان را با پرسشنامه خروج کارکنان انجام داده، سپس این داده ها را تحلیل می کنند و نتایج آن را با مدیران بالا دست خود به اشتراک می گذارند. مدیران نیز تصمیمات اصلاحی مورد نیاز را گرفته و عملیاتی می کنند.

در این سازمان ها که به شیوه درست و کامل پروسه و فرآیند مطالعه‌ی خروج کارکنان را انجام می دهند،  معمولاً برای رسیدن به شش هدف زیر، تمام این چرخه را طی می کنند:

درک نظر و دیدگاه کارکنان در مورد کار

برای این که کارمندان شما بهره وری بیشتری داشته باشند، می توانید با طراحی شغل مناسب، تغییر در شرایط و قوانین کاری یا اقداماتی در راستای ارتقای فرهنگ سازمانی و تقویت روحیه کار تیمی انجام دهید. برای این کار بهتر است ابتدا دیدگاه و نظر هر شخص را در مورد کارش بدانید، تا متوجه شوید در چه موقعیتی قرار دارد؟ آیا کار او در سازمان مهم و حیاتی است؟ آیا اهداف شغل خود را می‌داند؟ حقوق و مزایا چقدر برای کارمندان اهمیت دارد؟
برای اینکه بتوانید با نظر هر یک از کارمندان در مورد وظایف و اهداف شغلش آگاهی یابید می توانید از نمونه پرسشنامه رضایت سنجی کارکنان سازمان استفاده کنید. همچنین با کسب رضایت کارمندان میتوانید آنها را به مبلغ شرکت یا سازمان تبدیل کنید تا محصولات یا خدمات شرکت را به دیگران پیشنهاد دهند.

از رقبای خود در جذب نیرو الگو برداری کنید

از راه هایی که می توان از خروج کارکنان سازمان جلوگیری کرد، آشنایی با امتیازات و امکاناتی است که رقبا به نیروی انسانی خود می دهند. می توانید در یک شرایط رقابتی و در صورت توانایی شرکت، برای کارکنان شرایط و امکانات مناسب تری مهیا کنید،تا به این ترتیب در حفظ کارمندان نسبت به رقبا موثر عمل کنید.

به عنوان مثال می توانید در مبحث حقوق و مزایا این اطلاعات  رقابتی را به دست آورید و حقوق کارکنانتان را با رقبایتان به صورت رقابتی تنظیم کنید  ، یا در کنار حقوق  امکانات بیشتری برای کارکنانتان تدارک ببینید .

پیدا کردن نقاط ضعف و قوت

ممکن است یکی از علل خروج کارکنان از شرکت، شیوه و سیاست مدیریتی نادرست شرکت باشد. در فرم پرسشنامه خروج کارکنان می توانید نظر کارمندان در مورد شیوه مدیریتی و همچنین نقاط ضعف و قوت مدیریت و سازمان را بخواهید تا بتوانید در دراز مدت این نقاط ضعف را کمتر کرده و بر نقاط قوت آنها بیافزایید.

به طور کلی شناسایی شیوه های مدیران به صورت مطلوب و نامطلوب که به تقویت و از بین بردن آنها می‌انجامد، می تواند تاثیر بسیار زیادی در نگهداری و حفظ کارکنان ارزشمند برای سازمان داشته باشد.
از بهترین فرصت ها برای شناسایی این مشکلات، زمانی است که کارکنان ارزشمندی به دلیل این مشکلات از سازمان خارج می شوند. از  این افراد می توانید ایده هایی در زمینه بهبود و پیشرفت سازمان بخواهید تا به شما در این راه کمک کنند.

مثلاً می توانید در پرسشنامه خروج کارکنان عبارت (( نمی‌دانم چرا سازمان …………..  را هیچ وقت انجام نمی داد.))  را درج کنید و از کارکنانی که قصد ترک سازمان دارند بخواهید آن را به دلخواه خود تکمیل کنند، تا به این ترتیب با این نقاط ضعف و کمبود ها آشنا شده و سعی کنید آن را به مرور زمان برطرف کنید.

دستور العمل مصاحبه و پرسشنامه خروج کارکنان

نظراتی که کارکنان  در پرسشنامه خروج کارکنان وارد می‌کنند، در حوزه عوامل و شاخص های زیر باید مورد ارزیابی قرار گیرند:

  • آموزش و توسعه فردی
  • وظایف و مسئولیت‌های شغلی
  • نحوه عملکرد کارکنان
  • شرایط کاری
  • راهکارهای پیشرفت شغلی
  • شیوه های مدیریتی و رهبری
  • میزان رضایت کاری
  • میزان حقوق و مزایا
  • فرهنگ سازمانی
  • ارتباط و تعامل میان کارکنان

نمونه پرسشنامه مطالعه خروج کارکنان

چند توصیه در حوزه مطالعه خروج کارکنان

انجام مصاحبه حضوری و یا استفاده از پرسشنامه خروج کارکنان به صورت آنلاین دو شیوه معمول و رایج در مطالعه خروج کارکنان و کارمندان است.
اگر می خواهید به صورت آنلاین از کارکنان این مطالعه را انجام دهید ، توصیه می کنیم یک بار در هنگام ترک شخص و بعد از تسویه مالی و بار دیگر با گذشت ۳ الی ۶ ماه از ترک سازمان از وی این پرسشگری را انجام دهید. به این ترتیب در دفعه دوم می توانید این گونه فکر کنید که شخص تحت تاثیر شرایط خروج از سازمان و یا در ابتدای ملحق شدن به سازمان جدید به سوالات پاسخ نمی دهد.

اگر می خواهید مصاحبه را به صورت رودررو انجام دهید بهتر است این کار را مدیر منابع انسانی سازمان انجام دهد. زیرا در حین مصاحبه باید به طور کامل دقت شود تا سوالات و نحوه بیان آن به گونه‌ای نباشد که  شخص بخواهد از تصمیم خود برای خروج از شرکت دفاع کنند.
به یاد داشته باشید این مصاحبه فقط برای فهمیدن دلیل خروج و پی بردن به مشکلات و عواملی است که در چند خط بالا اشاره کردیم است و نه برای مجاب کردن وی برای بازگشت به کار. ارائه پرسشنامه خروج کارکنان و انجام مطالعه خروج کارکنان برای همه کارمندان و کارکنان شرکت و سازمان نیاز نیست، بلکه باید این مطالعه را برای کارکنان ارزشمند شرکت انجام داده و در برنامه خود قرار دهید.

بررسی گزارش پرسشنامه خروج کارکنان باید بخشی از وظایف کاری مدیر ارشد سازمان باشد، علی‌الخصوص در شرایطی که وی شخصاً و به صورت مستقیم در استخدام و جذب نیروی جدید نیز نقش دارد باید حتماً این کار را انجام دهد.
پرسشنامه خروج کارکنان بخشی از ارتباطات همیشگی با کارکنان است. به عبارت دیگر سازمان باید از همان ابتدای استخدام فرد با انواع ارزیابی ها و مصاحبه ها با کارمندان سازمان در تعامل باشد و زمینه ارتباط با کارکنان را شکل و شمایل دهد.
اگر وقتی که فرد می‌خواهد سازمان یا شرکت را ترک کند بخواهید برای اولین بار از او تقاضا کنید در پرسشنامه شما شرکت کند، این کار هیچ فایده ای ندارد و باید از ابتدا این اعتماد را در کارمند ایجاد کنید که برای حرفها و صحبتهای وی ارزش قائل هستید.

کتاب ((کارکنان چرا می آیند، چرا می مانند و چرا می روند)) از دکتر ابوالعلایی را به طور کامل مطالعه کنید. این کتاب حاصل جمع آوری مصاحبه های خروج از کار در کشورمان است که باعث می‌شود تصویر خوبی از عواملی که باعث ترک کار در سازمان می شود را در بین کارکنان ایرانی شناسایی کنید. بعضی از جملاتی که کارکنان در پاسخ‌های پرسشنامه خروج کارکنان به سوالات داده اند را به عنوان حسن ختام این مقاله برایتان آورده ایم که مطالعه این جملات می‌تواند مدیران را کمی به فکر فرو برد:

  • این اواخر در زندگی و کار به یکنواختی رسیده بودم و همه چیز برایم روتین و تکراری بود.
  • احساس می کردم از تمام ظرفیت و پتانسیل من درسازمان استفاده نمی شود.
  • من شرکت را دوست داشتم، اما زندگی هم خرج دارد.
  • اصلی ترین دلیل خروجم ناشی از فشار کاری است و در درجه دوم درآمد.
  • مدیرمون به آدمها به چشم ابزار نگاه می کند.
  • ساعت کاری زیاد و همچنین نوع کار کارمندی به من اجازه نمی دهد که به برنامه های شخصی خودم برسم.
  • احساس می کردم که من دارم بیش از انتظار سازمان کار می کردم ولی دیده نمی شدم.
  • کیفیت کار و تلاش ما در پاداش ها دیده نمی شد.
  • یک سری از پست ها فقط در اختیار افراد خاص است و هیچ کس با تلاش نمی تواند به آنها برسد.
  • انتظار داشتم به عنوان کارشناس، پیشنهاد های فنی که می‌دادم مورد پذیرش و اجرا قرار گیرد، اما کاملاً برعکس نه تنها دلایل قانع کننده ای برای رد پیشنهادم نمی شنیدم، بلکه با رفتاری که با من داشتند باعث شد ایده هایم را در نطفه خفه کنم.
  • این اواخر احساس تنهایی می‌کردم و انتظار داشتم مرا درک کرده و حمایت کنند. نیاز به یک دلخوشی داشتم اما اصلاً تامین نشد.
  • از من توقع داشتند رفتارم با مراجعینی که تحت سفارش مدیر، پیشم می آمدند با یک شخص عادی فرق داشته باشد، اما روحیه من با این تبعیض‌ ها سازگار نبود.

توجه : جهت برگذاری آزمون آنلاین میتوانید از صفحه فوق استفاده نمایید.

گوگل فرم و همه کمبود هایش
مقایسه گوگل فرم با سامانه پرسال
آموزش کار با گوگل فرم
آموزش گوگل فرم
فهرست