اشتباه های رایج در ارزیابی سازمان ؟! بله دوست خوبم. ماجرا از این جا شروع میشود که هنگامی که میخواهید طبق برنامه زمانی قبلی از پرسنل و کارکنان خود نظرسنجی کنید، زمزمههایی را در سر زبان کارکنانتان خواهید شنید. مثلا: ((این سوال و جواب ها وپرسشنامه بازیها همش بیخود و الکی هست.))، ((بارها از این پرسشنامه ها پر کردیم، اما چی شد؟ کو نتیجه؟))، ((حتما می خواهند اونایی که باهاشون مخالفت بیشتری دارند را اخراج کنند)) و …
شنیدن این جملات بعداز ارسال لینک پرسشنامه آنلاین برای ارزیابی عملکرد ، نشان از آن دارد که اشتباه هایی در ارزیابی عملکرد کارکنان وجود دارد که باعث شده این موج از بی اعتمادی در بین کارکنان ایجاد شود. به همین دلیل در این مقاله قصد داریم به اشتباهات رایج در ارزیابی عملکرد سازمان بپردازیم. برای پرهیز از این اشتباهات، سعی کردیم راه درمانی را به شما بدهیم. پس با ما همراه باشید که خطرناک ترین اشتباهات رایج در ارزیابی عملکرد سازمان را با یکدیگر بررسی کنیم.
اکثر مدیران افرادی هستند که یک سر دارند و هزار سودا. پس می توان گفت هیچ گاه نه تمرکز کافی دارند و نه آمادگی. از طرفی ارزیابی عملکرد کارکنان فرایندی زمان بر بوده و نیاز به تمرکز بالایی دارند. بنابراین نمیتوان به آسانی از کنار آن عبور کرد. اما چیزی که مشاهده می شود، این است که این مدیران معمولا بدون هیچ آگاهی و اطلاع قبلی، شروع به نمرده دهی به عملکرد و رفتار کارکنان می کنند. شما هم اگر این مشکل را دارید، فراموش نکنید که اگر می خواهید دچار اشتباه های رایج در ارزیابی سازمان نشوید، نباید از شیوه استفاده کنید.می دانید دلیل این حرف ما چیست؟
دلیل این حرف ما آنست که شما به عنوان یک مدیر همیشه نمی توانید بالای سر کارکنانتان باشید و بنابراین نمی توانید از نحوه عملکرد آنها نظر مناسبی داشته باشید. پس عملا اگر بخواهید خودتان عملیات نمره دهی را انجام دهید، مطمئن باشید نتیجه خوبی به دست نخواهید آورد.
اگر شما هم جزو آن دسته از مدیرانی هستید که فکر می کنید اگر به پرسنل خود نقاط ضعف کارشان را گوشزد کنید، باعث بدتر شدن کار او خواهید شد. باید بگوییم که سخت در اشتباه هستید. این فرهنگ را شما باید در محل کارتان نهادینه کنید که ارائه بازخورد منفی به کارکنان به معنای اخراج یا توبیخ آن ها نیست بلکه به معنای این است که میخواهید از این به بعد او دچار اشتباه مجدد نشود.
برای اینکه بتوانید بازخوردهای منفی را به کارکنان خود هدیه بدهید، در ابتدا می توانید از قبل آن را آماده کنید و حتی یکی دوبار جلوی آینه با خود تمرین کنید و لحن و نحوه بیانتان را در ابتدا نظاره کنید. علاوه بر آن می توانید برای بهتر شدن شیوه های بیان این نقطه نظرات و بالابردن اعتماد به نفستان از راه های مربیگری نیز استفاده کنید.
پرهیز از ارائه فیدبک منفی به کارکنان از اشتباهات رایج در ارزیابی سازمان است. این جمله را به خاطر داشته باشید، یک مدیر خوب انتظارهای عملکردی را در سطحی عالی می چیند اما برای رسیدن به این هدف، از کارکنان خود حمایت و پشتیبانی هم می کند.
آیا شما جزء مدیرانی هستید که مدام در حال اضافه کردن پارامترهای جدید در ارزیابی عملکرد کارکنانتان هستید؟ اگر پاسختان به این سوال مثبت است، باید بدانید که این یکی از اشتباه های رایج در ارزیابی سازمان است.
زیرا ارزیابی عملکرد کارکنان مانند امتحان درسی نیست که معلم پای تخته حاصل جمع اعداد را تدریس کند و در موقع امتحان فاصله زمین تا خورشید را از دانش آموزان بخواهد.
بنابراین همان چیزی که در شرح وظایف پرسنل خود تعریف می کنید، نحوه ارزیابی همان را هم معلوم و مشخص کنید و از شما خواهش میکنیم به این شیوه هم پای بند باشید. اضافه کردن پارامتر های مختلف به ارزیابی عملکرد باعث پیچیده شدن ماجرا و سردرگمی پرسنلتان می شود.
طی تحقیقاتی که از تعداد بسیار زیادی از شرکت های موفق صورت گرفته، پرسیده شده که بهترین شیوه برای کمک به رشد و پیشرفت کارکنان چیست؟ اکثر پاسخی که مطرح کردند عبارت “دادن فیدبک منظم و مستمر به کارکنان” است. بنابراین نمی توان نتیجه گرفت که باید در طول سال به صورت مداوم و پیوسته ارزیابی عملکردی کارکنان را انجام دهید.
یک معلم هیچگاه یک سال تحصیلی را تمام نمی نشیند و نگاه به نحوه درس خواندن دانش آموزان خود کند، بلکه در طول سال آن ها را ارزیابی می کند و آن ها را از شرایطشان آگاه می کند. به خاطر داشته باشید، شما آمدید که عملکرد کارکنان خود را بهبود دهید نه این که بخواهید مچ آن ها را بگیرید.
یکی از اشتباه های رایج در ارزیابی عملکرد کارکنان این است که نگاهی به نتایج اندازه گیری گذشته فرد نمی کنید و در هر بار ارزیابی انگار دفعه اول است که با این نیروی خود آشنا می شوید. وقتی از قبل دید و بینشی در مورد ارزیابی های گذشته کارکنانتان داشته باشید، بسیار سریعتر می توانید ارزیابی هایی را انجام دهید و همچنین ببینید که آیا نسبت به گذشته و بازخورد هایی که به کارکنانتان داده اید پیشرفتی حاصل شده یا خیر.
برای اینکه از این مشکل دوری کنید پیشنهاد ما به شما این است که در هر سری ارزیابی، یادداشت هایی از عملکرد در طول دوره تهیه کنیدو قبل از اینکه عملکردها را بررسی کنید، نیم نگاهی به این یادداشت ها داشته باشید.
بارها دیده ایم که برخی از مدیران برای اینکه افزایش یا معیار حقوق کارکنان را تعیین کنند، موکول می کنند به نتیجه ارزیابی عملکرد کارکنان. این یکی دیگر از اشتباهات رایج در ارزیابی عملکرد کارکنان سازمان است. با این کار هدف کارکنان فقط افزایش دستمزد خواهد بود نه بهره وری عملکرد. بنابراین به خاطر داشته باشید که هدف انجام ارزشیابی عملکرد، بهبود عملکرد کارکنان است نه فقط حقوق.
معمولا هنگامی که شما ارزیابی عملکرد کارکنان سازمانتان را انجام می دهید، به این دلیل دست به این اقدام می زنید که هم مشارکت افراد را بدانید و هم برای دوره بعدی بتوانید هدف گذاری کنید. بنابراین لطفا ارزیابی را با این هدف که یکسری فرم های تکمیل شده را به واحد منابع انسانی ارسال نکنید. سعی کنید از فرصت ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده کنید و تیم خود را بهتر بشناسید. اینکه هر یک از آن ها چه مهارت هایی دارند، رفتار آن ها در محیط کار چگونه است و …
به این ترتیب می توانید با یکدیگر اهدافی را تعیین کنید که در راستای اهداف اصلی سازمانتان باشد. اما اینکه بخواهید تمرکز خودتان را صرفا روی فرآیند قرار دهید یکی دیگر از اشتباهات رایج در ارزیابی عملکرد کارکنان است.
احساس میکنیم با گفتن این جمله شاید شما کمی ناراحت شوید، اما این ناراحتی الان ارزشی ندارد نسبت به بهتر شدن نتیجه کارها –بابت بی پرده صحبت کردنمان پوزش می طلبیم، اما قرار است این جا بی تعارف با یکدیگر صحبت کنیم.-. این را به خاطر بسپارید که شخصی که در یک جلسه ارزیابی عملکرد باید بیشتر از همه صحبت کند، خود شخص ارزیابی شونده است نه شما. بله شما بیشتر در این جلسات باید سکوت اختیار کنید. به این ترتیب میتوانید تمرکز بیشتری روی ارزیابی عملکرد کارکنانتان داشته باشید.
یکی دیگر از اشتباهات رایج ارزیابی عملکرد کارکنان این است که شما مدیران به صورت تمام وقت درباره هر موضوعی صحبت میکنید. شما هنگامی باید در گفتگوها شرکت کنید که بخواهید به پاسخ هایتان در جلسه برسید. همین!
لطفا سعی کنید قبل از اقدام به ارزیابی عملکرد کارکنانتان، تکلیف خودتان را با خود روشن کنید. منظور من از این حرف این است که به این سوال جواب بدهید: خوب بودن در سازمان شما چه معنایی دارد؟ با پاسخ به این سوال می توانید بهتر درک کنید که چه چیزهایی باید برای شما اولویت داشته باشد و ملاک ارزیابی شما در ابتدای زمان تعریف یک شغل، به خوبی روشن و واضح باشد.
متاسفانه یکی دیگر از اشتباه های رایج در ارزیابی عملکرد سازمان، همین موضوع است. اینکه شمای مدیر نمی دانید چه چیزی از کارمند خود می خواهید.
می دانیم گفتن این جمله دیگر درست نیست، اما برای تذکر بیشتر عرض می کنم که مهارت های مورد نیاز یک پشتیبان خدمات مشتریان بسیار متفاوت از مهارت های یک حسابدار و یا یک نگهبان است. به همین دلیل می گوییم که هنگامی که یک نقش یا یک شغل را تعریف می کنید در همان موقع هم پارامتر ها و عواملی که به نظر شما اهمیت دارند را نیز برای سنجش عملکرد آن وظیفه مشخص کنید.
یکی از اشتباهات رایج در ارزیابی عملکرد کارکنان این است که به خاطر پر مشغله بودن مدیران، بعد از اینکه فرایند ارزیابی به اتمام رسید، همه چیز را فراموش و خداحافظی می کنند تا دوره بعدی. به نظر شما این کار درست است؟ مگه پول و زمان خودتان را از سر راه آوردید که بدون هیچ نتیجه مثبتی هر بار کاری را انجام دهید و دفعه بعد روز از نو، روزی از نو؟ هنگامی که یک ارزیابی عملکرد اجرا می شود باید برای آن اهداف و برنامه های عملیاتی دوره بعد / سال بعد را تعیین کنید.
این برنامه ها و اهداف باید توسط مدیران اجرا شده و یا اگر بخواهیم مقداری تخفیف دهیم، حداقل زیر نظارت آنها صورت گیرد، تا به این ترتیب اطمینان حاصل کنند که کارکنان در مسیری درست و همسو با اهداف سازمان حرکت می کنند.
پیشنهاد ما به شما این است که هنگامی که برنامه های دوره ای ارزیابی عملکرد کارکنانتان را تنظیم می کنید، اهداف و kpi های اعضای تیمتان را مرور کنید و همچنین اطمینان حاصل کنید که کارکنان تان می توانند به آن دست یابند.
از مهلک ترین و خطرناک ترین اشتباه های رایج در ارزیابی عملکرد، مقایسه کارکنان با یکدیگر است. حتما از خود می پرسید چرا این حرف را می زنیم؟ دلیل این حرف آن است که با مقایسه کارکنان با یکدیگر، عملا به روحیه کار تیمی آن ها ضربه میزنید و باعث بروز احساسات منفی در بین آن ها می شوید. حس رقابت در بین آن ها به شکلی نامطلوب و مخربی زیاد می شود و به جای اینکه روی به رقابت سالم بیاورند، بیشتر به دنبال تخریب یکدیگر خواهند بود. بنابراین شما که مدیر هستید نه تنها در این میدان باعث ایجاد اصطکاک در میان کارکنانتان می شوید، بلکه خود شما نیر هدف اصلی این کینه توزی قرار خواهید گرفت.
زمانی که شما به عنوان یک مدیر بخواهید فرایند ارزیابی عملکرد سازمان را از لحاظ زمانی به تعویق بیاندازید، در ذهن کارکنان این طرز فکر شکل می گیرد که ارزیابی کارکنان امری ساختگی و مصنوعی است. بنابراین اگر میخواهید این طرز فکر در نظر کارکنان شکل نگیرد.
هر بار که سازمان تصمیم می گیرد تا برای مطالعه و ارزیابی کارکنان نظرسنجی آنلاین انجام دهد ، درست مانند آن است که دارد غذایی را تعارف می کند و می خواهد کارکنانش را با خود همسفره کند و با آن ها تعامل و گفتگو داشته باشد . پس نمی تواند و نباید تعارفی خشک به کارکنانش کند . یعنی نباید از یه طرف تعارف همسفرگی کند و از طرفی دیگرچشمانش دنبال غذا باشد.
به عبارتی دیگر بهتر است این را به خاطر بسپارید که تعلق و اعتماد کارکنان در نتیجه تعامل و ارتباط دو طرفه به وجود می آید.اگر اقدامات زیر در سازمان شما رایج بوده و امری عادی محسوب می شود ، بدانید که مثل آن است که چشم حسرت و طمع به آن غذای سفره دارید و در باطن نمی خواهید کارکنان خود را با خودتان همسفره کنید.
معمولا در شرکت ها و سازمان ها روال کار به این صورت است که فقط از طریق مدیر یا سرپرست توانایی دسترسی به نتایج امکان پذیر است .
در این صورت به این معناست که کارکنان از نتایج عملکردی خود بی خبر بوده و آن را در اختیار ندارند.
فرض کنید کارمندی دارید که از او می خواهید به گونه ای با مشتری صحبت کند که مشتری ترغیب شود تا در رضایت سنجی مشتریان مشارکت کند و فرم آن را تکمیل کند . اما آیا به این نکته توجه کرده اید که این کارمند شما تا به حال هیچ وقت از نتایج شاخص میزان رضایت مشتری آگاه نشده است.
پیشنهاد مطالعه : رضایت سنجی همیشگی یا سالی یکبار ، مساله این است؟
البته منظورمان این نیست که مثلا یک کارمند جز از جزئیات اطلاعات مالی سازمان باخبر باشد، بلکه می گوییم به اشتراک گذاری نتایج بعضی از نظرسنجی های مشتریان توسط سازمان با کارمندان و کارکنان خود می تواند تاثیر مثبت داشته و باعث اعتماد سازی شود .
یکی از مهمترین ترس های کارمندان این است که نمی دانند هنگامی که نظرسنجی را تکمیل می کنند نتایج این نظرسنجی و گزارش های ارزیابی با چه جزئیاتی در اختیار و تحویل مدیر یا سرپرست قسمت مربوطه قرار می گیرد.
اگر بخواهیم راحت تر بیان کنیم از اینکه نام فرد پاسخ دهنده مخفی بماند یا افشا شود کارکنان اطمینان ندارند و ترس از دست دادن کارشان در هنگام پر کردن نظرسنجی همراهشان می شود .
بارها مشاهده شده که برخی از مشکلات و نتایج نامناسب عملکردی شرکت یا سازمان توسط مدیران سازمان کم اهمیت بوده و نادیده گرفته می شوند . این اهمال و کوتاهی در رفع مشکلات توسط مدیران باعث می شود که کارکنان از ارزیابی های سازمان نا امید شوند و این شیوه ارزیابی را بیهوده می دانند .
پیشنهاد مطالعه: تغییرات سازمان برای چیست و چگونه عملیاتی می شود ؟
در چنین شرایطی که از این دست اشتباه های رایج در ارزیابی سازمان قرار دارد ، کارکنان چگونه می توانند نسبت به بهبود نتایج ارزیابی رضایت شغلی ، عملکرد سالانه شرکت و سازمان اعتماد داشته باشند؟
یکی از مشکلاتی که بسیاری از سازمان ها با آن سر و کله می زنند به اشتباه انتخاب کردن فرایند ارزیابی عملکرد سازمان است. به همین دلیل ما در یک سری مقالات سایتمان به صورت کامل و مفصل به این موضوع پرداخته ایم. در این مقالات آمده ایم و گفتیم که اصلا ارزیابی عملکرد چیست؟ سپس به مسئله تعیین فرایند سنجش عملکرد پرداخته و در ادامه به جمع آوری داده های عملکرد پرداخته ایم. اما ماجرا این جا تمام نمی شود. شما باید در ادامه به مقاله تفسیر داده های عملکرد مراجعه کرده و نحوه تفسیر و تحلیل این داده ها را فرا بگیرید.
اگر علاقه و تعلق خاطرکارکنتان را می خواهید در قدم اول باید اعتماد سازی کنید و سعی کنید اطلاعات مفیدی که برای کارکنان می تواند تاثیر گذار باشد از نتایج ارزیابی های عملکردی تیم های سازمان را با آن ها به اشتراک بگذارید .
اگر در ارزیابی ها نتیجه نامطلوب و نا بسامانی به دست آوردید ، بهتر است این رابه خاطر داشته باشید که قبل از شما ، کارکنانتان به خوبی به وجود این مساله و مشکل واقف هستند زیرا آن ها با پرکردن ارزیابی ها این موضوع را به شما اطلاع داده اند .
پس لطفا بی خود تلاش نکنید همه چیز را در بهترین حالت وبه شکل گل و بلبل نشان دهید . به جای پنهان سازی ، نتایج را با آن ها در میان بگذارید و از آن ها برای به دست آوردن راه حل و چاره مشکل کمک بخواهید. به این ترتیب اجازه خواهید داد کارکنانتان قسمتی از راه حل باشند .
برای حل مشکلات سازمان سعی کنید از کارکنانتان کمک و یاری بخواهید. زیرا کارکنان نزدیک ترین افراد به مشکلات سازمان هستند و به عبارتی دیگر نتایج سازمان ، روی سرنوشت کاری این افراد تاثیر می گذارد .
برای همین شاید بتوان گفت بهترین راه ها را از نظر کارکنان بتوان به دست آورد .
با رعایت این چند نکته می توانید در مسیری قدم بردارید و حرکت کنید که پاسخ های با کیفیت تری از کارکنانتان در ارزیابی آنان دریافت خواهید کرد .
همچنین با عدم تکرار اشتباه های رایج در ارزیابی سازمان می توانید در طولانی مدت کارکنان وفاداری در سازمان خود داشته باشید .
پیشنهاد مطالعه : پرسال چیست؟
شما می توانید در سامانه پرسال ، پرسشنامه هایی را برای ارزیابی میزان تعلق خاطر ، وفاداری کارکنان و … را به راحتی طراحی و ایجاد کنید و از آن جایی که در این سامانه امکانات ویژه ای برای تحلیل داده ها در اختیار شما قرار داده شده است ، می توانید نتایج و گزارش های ارزیابی را در سطح فردی ، تیمی و یا سازمانی تحلیل کرده و با دیگر کارکنان خود به اشتراک بگذارید.
پیشنهاد مطالعه : نکات مهم و کلیدی برای طراحی و اجرای پرسشنامه
ارزیابی عملکرد سازمان یکی از مهمترین کارهای سازمان است که باید به شکل درست و منطقی برگزار شود. زیرا اگر به آن بی توجهی کنید کارکنانتان هم به این ارزیابی بی توجهی می کنند و با شکست مواجه می شوید. برای اینکه این اتفاق رخ ندهد فهرستی از اشتباهات رایج سازمان را برای شما فراهم کردیم و سعی کردیم راه های درمان آن ها را هم برایتان مطرح کنیم. امیدواریم با این نکاتی که گفتیم بتوانیم شما را در این مسیر یاری کنیم.
در انتها برایتان سامانه ای را معرفی کردیم که بتوانید ارزیابی عملکرد کارکنانتان را با هزینه کمتر و تحلیلی سریعتر پیاده سازی کنید. تا هم در زمان خود صرفه جویی کنید و هم در هزینه هایتان. اگر تجربه استفاده از این سامانه را در ارزیابی عملکردتان دارید، چه مواردی را به سوالات خودتان اضافه می کردید تا ارزیابی دقیقتری به دست آورید.
آیا سازمان و خود شما تعریفی از خوب بودن کارکنان دارید؟ ما در بخش کامنت های این مقاله منتظر تجربیات گران بهای شما در این حوزه هستیم.
دیدگاهتان را بنویسید