موقعی که صحبت از مهارت ارتباطی نوشتاری به میان میآید، همه فکر میکنند که چه کار سخت و نامفهومی در مقابلشان قرار گرفته است. اما جدای از تعریف رسمی آن که در ادامه مقاله به آن خواهیم پرداخت، در اینجا میخواهیم یک تعریف ساده و خودمانی برای شما بگویم. مهارت ارتباطی نوشتاری یعنی بتوانید آن منظور و پیامی که میخواهید منتقل کنید را، به صورت درست از طریق نوشتن انجام دهید. از این راحتتر بخواهیم بگوییم میتوان گفت هنگامی که کسی متنی از شما میخواند، همان چیزی را متوجه شود که شما میخواهید منتقل کنید. به مثال زیر دقت کنید:
آیا تا به حال شده که پیامی را برای دوست خود بفرستید و دوست شما در جواب با یک لحن تند پاسخ دهد؟ و یا آنگونه که انتظار دارید پاسخ شما داده نشده باشد؟ یکی از دلایل این ماجرا این است که شما نتوانستید در نوشتارتان ارتباط درست و شفافی را با دوست خود برقرار کنید و در نتیجه او نتوانسته پیام و مفهوم مورد نظر شما را درک کند. این مثال یکی از بدیهیترین و ساده ترین مثالهایی است که میتوان در طول روز در افراد دور و برمان و یا حتی خودمان به دفعات مشاهده کنیم.
در این مقاله نمیخواهیم شما را زیاد گیج کنیم و وارد این فضای بسیار سنگین شویم. اما در حد مسئولیتی که داریم بر خود لازم میدانیم که در مورد این مهارت، برای بهتر کردن پرسشنامه آنلاین که میخواهید ایجاد کنید، شما را راهنمایی کنیم. ما که اطمینان داریم در پایان این مقاله میتوانیم در راه رسیدن به هدفتان کمک خوبی بدهیم. پس با ما در ادامه این مقاله همراه باشید.
همانطور که میدانید پرسشنامه ها یکی از موقعیتهایی است که به شدت به مهارت ارتباطی نوشتاری وابسته است. و اگر بتوانید از این مهارت به خوبی استفاده کنید، قابلیت این را دارد که به نوعی در نحوه پاسخ دادن کاربران تغییر ایجاد کند. در هنگام ساخت پرسشنامه آنلاین شما وظیفه دارید که پرسشنامهای گیرا طراحی کنید، تا هم مخاطبین بیشتری را به آن جذب کرده و هم با استفاده از مهارت ارتباطی نوشتاری، پیام مورد نظر خود را به مخاطب خود منتقل کنید، به گونهای که هیچ گونه مشکلی در فهم سوالات برای پاسخدهنده وجود نداشته باشد.
برای رسیدن به این هدف قصد داریم، خیلی کلیدی و کاربردی اصولی را برایتان توضیح دهیم که بتوانید به اهدافی که در بالا گفتیم هرچه سریعتر برسید.
اولین قسمتی که مخاطب شما با پرسشنامه ارتباط میگیرد، توضیحات مقدماتی و ابتدایی پرسشنامه شماست. زیرا این قسمت، قبل از شروع نمایش سوالات به کاربر نشان داده میشود. بهتر است این قسمت را اولا خالی رها نکنید و ثانیا سعی کنید اطلاعات کافی در مورد علت و انگیزه طراحی این پرسشنامه را در این قسمت توضیح دهید. اما به گونه ای که حوصله سربر نبوده و مختصر و مفید باشد.
پس اگر بخواهیم بهتر بگویم شما باید در این قسمت سعی کنید تا با توضیحاتی که میدهید، مخاطب را ترغیب کنید که وارد بخش سوالات شده و به تمامی سوالات پاسخ دهد. با این کار میتوان گفت که عملا شما گام اول را در جذب مخاطب توانستهاید با قدرت بردارید. البته به شما توصیه میکنیم مقاله دیگر ما در مورد نکات طراحی پرسشنامه را مطالعه کنید که در آنجا به صورت مفصل در این مورد توضیح دادهایم.
رعایت موضوعبندی و گروهبندی سوالات یکی از موثرترین عوامل مهارت ارتباطی نوشتاری با مخاطب هدف است. کافیست در ذهن خود دو نوع پرسشنامه را تصور کنید. نوع اول پرسشنامهای بینظم و سوالاتی در هم ریخته. نوع دوم هم پرسشنامهای منظم و با سوالات گروه بندی شده. در پاسخ به کدام یک میتوانید هدف سوالها را بهتر تشخیص دهید؟ بله مسلما نوع دوم.
در واقع هنگامی که شما سوالات پرسشنامه خود را بر اساس اهداف و موضوعات مورد نظرتان گروهبندی میکنید، عملا باعث میشوید که مخاطب از سوال، درک بهتری داشته باشد و راحت تر پیام سوال را متوجه شود. در نتیجه این کار، مخاطب در هنگام پاسخگویی به سوالات دچار سردرگمی و ابهام نخواهد بود. مزیت دیگر این کار برای شما این است که میتوانید با استفاده از این شیوه، گروه سوالاتی که برایتان اهمیت بالاتری دارند را زودتر از مخاطب بپرسید.
یکی از راههایی که به وسیله آن میتوانید ارتباط بهتری با مخاطبان مورد نظرتان داشته باشید، این است که از قبل حداقل مقداری شناخت –حتی اگر خیلی خیلی کم باشد- از آنها داشته باشید.
در طراحی پرسشنامه آنلاین هم این ماجرا صدق میکند. با شناخت از مخاطبان میتوانید متوجه شوید که او از چه نوع عبارتها و جملاتی فراری است و در مقابل، با چه عبارتهایی راحت تر کنار آمده و مفهوم آنها را راحت درک می کند.
شاید الان دارید با خود فکر میکنید که به دست آوردن این میزان شناخت کار بسیار سختی است. اما باید بگوییم که این فقط یک خیال ذهنی برای فرار از انجام دادن این کار است. اگر شما کمی تلاش کنیدو از اطلاعات موجود در اینترنت ویا از تجربههای دیگران استفاده کنید، میتوانید روی مخاطب خود اثرگذاری بیشتری داشته باشید و در نتیجه با او راحتتر ارتباط برقرار کنید.
نکته1: شاید در جامعه هدف کوچک، که شما شناخت کافی در مورد مخاطبان آن دارید، انجام تحقیقات در مورد شناخت کاربران زیاد لازم نباشد. اما زمانی که جامعه هدف شما بزرگ است، شناسایی قشرهای مختلف مخاطبان بسیار مورد نیازتان خواهد بود. زیرا اگر این شناخت را به حد کافی داشته باشید میتوانید سوالات پرسشنامه را در واضحترین حالت خود تنظیم کنید تا مشکلی در روند پاسخگویی کاربران رخ ندهد.
نکته2: بعضی اطلاعات و لغات اختصاصا برای بعضی حرفه ها و مشاغل هستند. پس حق بدهید که دیگران در مورد آن اطلاعاتی نداشته باشند. به همین دلیل ما میگوییم روزه شک دار نگیرید. از ابتدا این را وظیفه خود بدانید که قبل از مطرح کردن این اطلاعات و لغات پیچیده، در مورد آنها کمی توضیح دهید تا فهم موضوع برای کاربر راحتتر شود. بنابراین پس از ارائه توضیحات کافی در اینگونه موارد، سوال مد نظر خود را مطرح کنید.
با توجه به توضیحات گفته شده میتوان به این نتیجه رسید که از به کار بردن اصطلاحات قلمبه سلمبه، بر طبق همین روش، آن هم بدون ارائه توضیح کافی، پرهیز کنید. خلاصه اینکه شما باید از میزان سواد و آگاهیهای مخاطب جامعه هدفتان به میزان قابل قبولی اطلاع داشته باشید. در غیر این صورت توقع دریافت پاسخ صحیح و کاملی را نباید از مخاطب پاسخ دهنده داشته باشید.
اگر بگوییم شما در هنگام طراحی پرسشنامه آنلاین، با مخاطب دارید یک گفتگوی دوطرفه را طرح ریزی و آماده میکنید، بیحساب نگفتیم. از طرف دیگر، هم من و هم شما معمولا از یک گفتگوی طولانی و کسل کننده استقبال نمیکنیم. به همین دلیل تعداد سوالات پرسشنامه نباید بیش از اندازه زیاد باشد. چرا که مانند یک گفتگوی طولانی مدت خواهد شد.
مورد بعدی که در این حوزه باید ذکر کنیم این است که علاوه بر تعداد سوالات ، به حجم سوالات قرار گرفته در پرسشنامه هم باید دقت کنید. اگر حجم سوالات پرسشنامه آنلاین بیش از حد، زیاد باشد مخاطب را خسته می کند. همچنین در حوزه ارائه بیش از حد اطلاعات به کاربر، باید بگوییم که این کار باعث میشود مخاطبان دچار سوء برداشت شوند. بنابراین سعی کنید به اندازه برای هریک از سوالات توضیح داده و نه کم بگویید نه زیاد.
برای اینکه بتوانید پاسخ های مورد نیاز و اساسی خود را از مخاطب دریافت کنید، بهتر است از همان ابتدا سوالات کلیدی و اصلی خود را از مخاطبان بپرسید. نکته دیگری که در این جا باید خاطر نشان کنیم این است که در یک گفتگوی دو طرفه، در همان ابتدا شما نمیآیید درباره بدترین تجربه دوران کاری یا زندگی طرف مقابلتان از او سوال کنید؛ بلکه آرام آرام با مقدمه چینی سراغ این پرسش می روید.
برای سوالات پرسشنامه هم باید به همین روال مسیر را طی کنید. یعنی شما باید آرام آرام به سوال هایی که برای مخاطب چالش انگیز هستند نزدیک شوید. زیرا قبل از ارائه سوال به مخاطب مخصوصا در پرسشنامههای آنلاین که امکان بستن پرسشنامه از سمت کاربر در هر لحظه وجود دارد، به یکباره پرسیدن این گونه سوالات باعث میشود کاربر به حالت دفاعی رفته و از جواب دادن امتناع کند.
به کاربردن این 5 تکنیک مهارت ارتباطی نوشتاری در پرسشنامههایتان می تواند شما را به ارتباطی بهتر با مخاطب و در نتیجه دریافت پاسخهای بهتری از او یاری کند.
شاه کلید برقراری ارتباط موثر نوشتاری با مخاطب در لابلای پرسشنامه های آنلاین ، رعایت وضوح سوالات و گروه بندی آنهاست. هنگامی که شما سوالات پرسشنامه تان را گروه بندی می کنید و در هر گروه برای یک موضوع خاص سوالاتی را میپرسید ، عملاً مخاطب را به درک بهتر سوال کمک کرده و در نتیجه از سردرگمی او برای شیوه پاسخ گویی به سوالات پرسشنامه جلوگیری می کنید.
همچنین با تنظیم زیر موضوعات و گروه بندی سوالات پرسشنامه ، مخاطب میتواند برای پاسخ گویی به سوالات پرسشنامه برای خود در سوالات اولویت قرار داده و آنهایی که از نظرش مهم تر باشد را در نگاه اول پاسخ دهد و سوالات دیگر را در نوبتهای بعدی پاسخدهی کند. همچنین شما می توانید گروه سوالاتی که برایتان اهمیت ویژهای دارد را از این طریق زودتر از مخاطب بپرسید.
قبل از طراحی پرسشنامه آنلاین برای اینکه بتوانید با مخاطبان و جامعه هدفتان ارتباط نوشتاری موثرتری برقرار کنید لازم است که از آنها اطلاعاتی داشته و آنها را کمی بشناسید.
احتمالاً با خود فکر میکنید این کار بسیار سخت و دشوار است ، اما در پاسخ باید بگوییم اگر کمی تلاش کنید و از اطلاعات موجود مانند اینترنت یا نوشته های دیگران و یا راه های دیگر استفاده کنید ، مسلما می توانید بر مخاطب خود تأثیر بیشتری بگذارید و راحتتر با او ارتباط برقرار کنید . به ویژه اگر جامعه هدف شما بزرگتر باشد ، شناسایی قشرهای مختلف مردمی در این جامعه می تواند به شما کمک بسیار زیادی در طراحی هر چه بهتر پرسشنامه کند.
این نکته را به خاطر بسپارید اگر شما اطلاعاتی دارید که ممکن است بعد از مطرح کردن آن در پرسشنامه ، افرادی وجود داشته باشند که در مورد آن اطلاعاتی نداشته باشند ، این وظیفه شماست که قبل از مطرح کردن سوالاتتان در مورد آن موضوع یا اصطلاح ابتدا کمی توضیح داده و سپس سوالات خود را از مخاطب تان بپرسید.
باتوجه به پاراگراف بالا میتوان گفت قبل از به کار بردن اصطلاحات فنی پیچیده یا تخصصی ، باید از میزان سواد و آگاهی های مخاطب جامعه هدفتان به مقدار قابل قبولی آگاهی داشته باشید در غیر این صورت مخاطب در تکمیل پرسشنامه شما دچار سردرگمی خواهد شد.
پرسشنامه مانند یک گفتگوی دو طرفه است که در این جا پرسشگر ، سامانه پرسشنامه آنلاین و پاسخ دهنده همان مخاطب است . همانطور که می دانید هیچ کس از یک گفتگوی طولانی و کسل کننده خشنود نشده و استقبال نمی کند . پس تعداد سوالات پرسشنامه نباید بیش از اندازه زیاد باشد .
همچنین در مورد حجم هر سوال باید بگوییم اگر سوالات پرسشنامه تان بیش از حد طولانی باشد مخاطب خسته میشود. ممکن است شما با دادن بیش از اندازه لازم اطلاعات به مخاطب ، باعث شوید مخاطب تان دچار سوء برداشت شود. در صورت کوتاه بودن بیش از حد متن سوالات پرسشنامه ، باعث به وجود آمدن ابهامات و نقاط گنگی در ذهن مخاطب می شود. درنتیجه مقصود و هدف سوال هایی که طراحی کرده اید به خوبی توسط مخاطب درک نخواهد شد.
به همین دلیل توصیه میکنیم در طراحی سوالات پرسشنامه، چه از نظر تعداد و چه از نظر حجم مطلب بیان شده در هر سوال یک اعتدال و میانه را سعی کنید همیشه رعایت کنید.
هنگامی که در دنیای واقعی با فردی شروع به مکالمه و گفتگو میکنید ، از همان ابتدا از وی راجع به بدترین تجربه دوران کاری یا زندگیاش سوال می پرسید؟ مسلماً خیر ! بلکه آرام آرام با مقدمه چینی و طرح پرسش هایی در این حوزه زمینه را برای پرسیدن آن سوال از مخاطب تان فراهم می کنید .
در دنیای سوالات پرسشنامه هم روال به همین طریق است . یعنی شما باید آرام آرام به سوالهایی که می پرسید سمت و سو بدهید و بعد از آماده کردن ذهن مخاطب سوال موردنظرتان را از وی بپرسید. در این مورد به شما پیشنهاد می کنیم مقاله چرا بهتر است از پرسشنامه آنلاین استفاده کنیم؟ را حتما مطالعه کنید.
همواره این را به خاطر داشته باشید ، پرسشنامه آنلاین یا نظرسنجی آنلاین شما مانند این است که خود شما در روبروی مخاطب نشستهاید و تلاش می کنید تا با ایجاد گفتگوی موثر و کارآمد ، اطلاعات مورد نظر خود را به طور دقیق جمع آوری کنید . اگر بتوانید همیشه این ذهنیت را با خود داشته باشید ، مسلماً می توانید در هنگام طراحی سوالات پرسشنامه اشکالات و خطاهای خود را به راحتی یافته و آنها را اصلاح کنید .
شاید شما یک مذاکره کننده ماهر نباشید اما با تمرین بسیار و رعایت نکاتی که در این مقاله بیان شد میتوانید مهارت ارتباطی نوشتاری مورد نیاز برای طراحی پرسشنامه تان را به کار ببرید و پس از مدتی شما تبدیل به یک طراح ماهر پرسشنامه آنلاین شوید.
در این مقاله گفتیم که برای اینکه بتوانید اولا پاسخ های بیشتری دریافت کنید و دوما این پاسخ ها کاملتر و دقیقتر باشند، باید مهارت ارتباط نوشتاری را در طراحی پرسشنامههای آنلاین رعایت کنید. سپس 5 تکنیک ساده در مورد این مهارت ها به شما گفتیم که با به کاربردن آن ها میتوانید از نتایج آن شگفت زده شوید. خلاصه اینکه برقراری ارتباط در نوشته ها درست است که یک مهارت محسوب میشود، اما سخت و پیچیده نیست و با تمرین زیاد میتوان آن ها را فرا گرفت.
اگر شما هم در طراحی پرسشنامههای خود مشکلی دارید یا بازخورد خوبی نمیگیرید، میتوانید در بخش نظرات این مقاله، مشکل خودتان را مطرح کرده و یک شماره تماس قرار دهید، تا دوستانمان در بخش پشتیبانی با شما تماس گرفته و کمک های لازم را به شما بدهند.
نظرات این مقاله برای شما مخفی خواهد بود و فقط ما به این نظرات دسترسی خواهیم داشت. و اگر مشکل شما جنبه عمومی داشته باشد بعدا در پستهای دیگر سایت به آنها مفصل پاسخ خواهیم داد.
دیدگاهتان را بنویسید