مهارت ارتباطی نوشتاری چیست ؟

چگونه باید از مهارت ارتباطی نوشتاری در طراحی پرسشنامه استفاده کنیم ؟

قوانین مهارت ارتباطی نوشتاری برای پرسشنامه ها کدام اند؟

نقش مهارت ارتباطی نوشتاری در جذابیت و گیرایی پرسشنامه ها چیست ؟

برقراری روابط دوستی ، با ادب بودن و همچنین احترام گذاشتن از پایه ها و اساس برقراری ارتباط و بهبود تعاملات است .

مهارت ارتباطی نوشتاری به آن معناست که شما بتوانید پیام و مضمون مورد نظر خود را که می تواند شامل ایده‌ها ، افکار ، خاطرات و تجربیات و … باشد به طریقی  روشن و واضح و مرتب شده با رعایت ساختاری مناسب از طریق شیوه های مکتوب مانند ایمیل وبلاگ و غیره  به مخاطب خود منتقل کنید و یا اینکه آنها را جمع آوری کنید و در آینده ، خودتان از این نوشته ها استفاده کنید .

این نکته را به خاطر داشته باشید که مهارت ارتباطی نوشتاری برخلاف ظاهر ساده ای که  از آن به نظر می‌رسد ، مهارتی بسیار پیچیده بوده و نیاز به تمرین جدی و همچنین یادگیری مستمر و ادامه دار دارد . البته نترسید ،  بسیاری از مهارت های ارتباطی از جمله مهارت ارتباطی نوشتاری قابل یادگیری هستند .

توانایی و مهارت نوشتن یکی از پایه های مهم ارتباطات و همچنین انتقال پیام است . افزایش این مهارت و توانایی در شخص باعث می شود تا وی در برقراری ارتباطی موثر و مفید با دیگران  مشکل و دردسری نداشته باشد .

از نوشتن می توان در بسیاری از موارد که امکان ارتباط به صورت مستقیم و رو در رو وجود ندارد استفاده کرد . از این رو با بسط دادن و پرورش دادن این مهارت می توانید پیام خود را به طور کامل به خواننده منتقل کنید .

اما اغلب مردم به این مهارت اهمیت نمی دهند و آن را نادیده می‌گیرند !

خوب است بدانید که عدم توانایی  در ایجاد ارتباط به صورت نوشتاری باعث کم شدن تبادل ایده ها و نظریه ها و اطلاعات  می شود . در طرف مقابل افزایش دادن مهارت ارتباطی نوشتاری به شما کمک می‌کند تا یاد بگیرید چگونه بتوانید بهتر و تاثیرگذار تر صحبت و فکر کنید .

پیشنهاد مطالعه : پرسال چیست؟

برای پرسشنامه هم همین قاعده ها و صحبت ها وجود دارد و شما باید بتوانید با استفاده از مهارت های ارتباطی نوشتاری اولاً پرسشنامه ای گیرا طراحی کنید تا مخاطبان بیشتری در این پویش شما شرکت کنند و همچنین علاوه بر جذابیت پرسشنامه ، بتوانید مقصود و هدف مورد نظر خود را در سوالات پرسشنامه به مخاطب به طور صریح و واضح بیان کنید . برای اینکار شما نیاز دارید تا اصول و قوانینی از مهارت ارتباطی نوشتاری در طراحی پرسشنامه و نظرسنجی های  آنلاینتان رعایت کنید .

پیشنهاد مطالعه : روشهای دریافت پاسخهای دقیق در نظرسنجی آنلاین

اصول و قواعد مهارت ارتباطی نوشتاری در پرسشنامه

 الف ) نوشتن توضیحات ابتدایی پرسشنامه ضروری است

اولین و مهمترین قسمتی که در یک پرسشنامه وظیفه برقراری ارتباط با مخاطب را دارد ، قسمت توضیحات پرسشنامه است . زیرا اولین چیزی که مخاطب قبل از شروع پاسخگویی به سوالات پرسشنامه مشاهده می‌کند قسمت توضیحات یا پیش درآمد پرسشنامه آنلاین است . اگر توضیحات پرسشنامه حاوی اطلاعات کافی از مضمون و انگیزه طراحی پرسشنامه آنلاین باشد و در عین حال خلاصه و مفید باشد تا حوصله کاربر سر نرود می‌توان گفت این متن توضیحات پرسشنامه شما ، قابلیت ارتباط با مخاطب را خواهد داشت .

به عبارت دیگر اگر شما بتوانید در توضیحات پرسشنامه به گونه ای صحبت کنید که مخاطب را ترغیب به ادامه روند پرسشنامه کنید ، گام اول در جذب مخاطب را توانسته اید محکم و با استوار بردارید .

پیشنهاد مطالعه : راههای افزایش مشارکت در پرسشنامه آنلاین

ب ) تنظیم خطوط محوری و رعایت زیر موضوعات پرسشنامه و گروه بندی سوالات را فراموش نکنید

شاه کلید برقراری ارتباط موثر نوشتاری با مخاطب در لابلای پرسشنامه های آنلاین ، رعایت وضوح سوالات و گروه بندی آنهاست . هنگامی که شما سوالات پرسشنامه تان را گروه بندی می کنید و در هر گروه برای یک موضوع خاص سوالاتی را می‌پرسید ، عملاً مخاطب را به درک بهتر سوال کمک کرده و در نتیجه از سردرگمی او برای شیوه پاسخ گویی به سوالات پرسشنامه جلوگیری می کنید .

همچنین با تنظیم زیر موضوعات و گروه بندی سوالات پرسشنامه ، مخاطب می‌تواند برای پاسخ گویی به سوالات پرسشنامه  برای خود در سوالات اولویت قرار داده و آنهایی که از نظرش مهم تر باشد را در نگاه اول پاسخ دهد و سوالات دیگر را در نوبت‌های بعدی پاسخ‌دهی کند .

همچنین شما می توانید گروه سوالاتی که برایتان اهمیت ویژه‌ای دارد را از این طریق زودتر از مخاطب بپرسید .

پیشنهاد مطالعه : نکات مهم وکلیدی برای طراحی و اجرای پرسشنامه

ج ) مخاطب و جامعه هدف خود را بشناسید .

قبل از طراحی پرسشنامه آنلاین برای اینکه بتوانید با مخاطبان و جامعه هدفتان ارتباط نوشتاری موثرتری برقرار کنید لازم است که از آنها اطلاعاتی داشته و آنها را کمی بشناسید .

احتمالاً با خود فکر می‌کنید این کار بسیار سخت و دشوار است ، اما در پاسخ باید بگوییم اگر کمی تلاش کنید و از اطلاعات موجود مانند اینترنت یا نوشته های دیگران و یا راه های دیگر استفاده کنید ، مسلما می توانید بر مخاطب خود تأثیر بیشتری بگذارید و راحت‌تر با او ارتباط برقرار کنید .  به ویژه اگر جامعه هدف شما بزرگتر باشد ، شناسایی قشرهای مختلف مردمی در این جامعه می تواند به شما کمک بسیار زیادی در طراحی هر چه بهتر پرسشنامه  کند .

این نکته را به خاطر بسپارید اگر شما اطلاعاتی دارید که ممکن است بعد از مطرح کردن آن در پرسشنامه ، افرادی وجود داشته باشند که در مورد آن اطلاعاتی نداشته باشند ، این وظیفه شماست که قبل از مطرح کردن سوالاتتان  در مورد آن موضوع یا اصطلاح ابتدا کمی توضیح داده و سپس سوالات خود را از مخاطب تان بپرسید .

باتوجه به پاراگراف بالا می‌توان گفت قبل از به کار بردن اصطلاحات فنی پیچیده یا تخصصی  ، باید از میزان سواد و آگاهی های مخاطب جامعه هدفتان به مقدار قابل قبولی آگاهی داشته باشید در غیر این صورت مخاطب در تکمیل پرسشنامه شما دچار سردرگمی خواهد شد .

د ) حجم و تعداد سوالات پرسشنامه نباید کمتر و یا بیشتر از حد اعتدال باشد .

پرسشنامه مانند یک گفتگوی دو طرفه است که در این جا پرسشگر ، سامانه پرسشنامه آنلاین و پاسخ دهنده همان مخاطب است .  همانطور که می دانید هیچ کس از یک گفتگوی طولانی و کسل کننده خشنود نشده و استقبال نمی کند .  پس تعداد سوالات پرسشنامه نباید بیش از اندازه زیاد باشد .

همچنین در مورد حجم هر سوال باید بگوییم اگر سوالات پرسشنامه تان بیش از حد طولانی باشد مخاطب خسته می‌شود . ممکن است شما با دادن  بیش از اندازه لازم اطلاعات به مخاطب ،  باعث شوید مخاطب تان دچار سوء برداشت شود .  در صورت کوتاه بودن بیش از حد متن سوالات پرسشنامه ، باعث به وجود آمدن ابهامات و نقاط گنگی در ذهن مخاطب می شود . درنتیجه مقصود و هدف سوال هایی که طراحی کرده اید به خوبی توسط مخاطب درک نخواهد شد .

به همین دلیل توصیه می‌کنیم در طراحی سوالات پرسشنامه ،  چه از نظر تعداد و چه از نظر حجم مطلب بیان شده در هر سوال یک اعتدال و میانه را سعی کنید همیشه رعایت کنید .

ه ) از همان ابتدا سوال یک میلیون دلاری تان را از مخاطبین نپرسید.

هنگامی که در دنیای واقعی با فردی شروع به مکالمه و گفتگو می‌کنید ، از همان ابتدا از وی راجع به بدترین تجربه دوران کاری یا زندگی‌اش سوال می پرسید ؟  مسلماً خیر ! بلکه آرام آرام با مقدمه چینی و طرح پرسش هایی در این حوزه زمینه را برای پرسیدن آن سوال از مخاطب تان فراهم می کنید .

در دنیای سوالات پرسشنامه هم روال به همین طریق است .  یعنی شما باید آرام آرام به سوالهایی که می پرسید سمت و سو بدهید و بعد از آماده کردن ذهن مخاطب سوال موردنظرتان را از وی بپرسید

پیشنهاد مطالعه : چرا بهتر است از پرسشنامه آنلاین استفاده کنیم؟

همواره این را به خاطر داشته باشید ، پرسشنامه آنلاین یا نظرسنجی آنلاین شما مانند این است که خود شما در روبروی مخاطب نشسته‌اید و تلاش می کنید تا با ایجاد گفتگوی موثر و کارآمد ، اطلاعات مورد نظر خود را به طور دقیق جمع آوری کنید .  اگر بتوانید همیشه این ذهنیت را  با خود داشته باشید ، مسلماً می توانید در هنگام طراحی سوالات پرسشنامه اشکالات و خطاهای خود را به راحتی یافته و آنها را اصلاح کنید .

شاید شما یک مذاکره کننده  ماهر نباشید اما با تمرین بسیار و رعایت نکاتی که در این مقاله بیان شد میتوانید مهارت ارتباطی نوشتاری مورد نیاز برای طراحی پرسشنامه تان را به کار ببرید و پس از مدتی شما تبدیل به یک طراح ماهر پرسشنامه آنلاین شوید .

 

اشتباه های رایج در ارزیابی سازمان
اشتباه های رایج در ارزیابی سازمان
رضایت-کارکنان-چه-رابطه-ای-با-رضایت-مشتریان-دارد؟
رضایت کارکنان چه رابطه ای با رضایت مشتریان دارد؟
فهرست