تا به اینجا دو مرحله از ارزیابی عملکرد را معرفی و توضیحات مورد نیاز آن ها را مطرح کردیم. اما همان طور که می دانید این پایان ماجرا نیست و در گام بعدی سنجش عملکرد، به تفسیر داده های عملکرد میرسیم. و باید اطلاعاتی را که درباره معیارهای عملکرد، جمعآوری کردهاید را تجزیه و تحلیل کنید. تفسیر داده های عملکرد کاری آسان و سهل نیست. بلکه کاری پیچیده بوده و نیاز به دقتنظر بالایی دارد. به طوری که در بسیاری از از سازمانها، دپارتمانی با کارشناسان خبره در حوزههای تحلیل آماری و رگرسیون و سایر رویکردها این کار را انجام میدهند.
برای داشتن تصویری از فرایند سنجش عملکرد، خوب است که کمی درباره نحوه ارزیابی دادههای عملکرد بدانیم و این که هنگام تفسیر داده های عملکرد نتایج به دنبال چه چیزی باشیم.
شما در فواصل زمانی، معیارهای عملکرد را محاسبه میکنید. با این اعداد به دست آمده چکار میکنید؟ اصلا این اعداد به دست آمده چه معنایی برای شما دارند؟ به عبارت بهتر باید بگوییم تکلیف خود را با اطلاعاتی که به دست آوردهاید، روشن کنید و بدانید چگونه میخواهید تفسیر داده ها را انجام دهید؟
روش درست و اصولی به این صورت است که: اولین کار شما این است که این اعداد را با اهداف تعیین شده شرکت و خودتان مقایسه کنید. برای مثال، فرض کنید هدف شما این است که میخواهید “حداکثر خطای تولیدتان 7 درصد” باشد و برای آن مدت زمانی 6 ماهه تعیین کردهاید. حال شما نرخ خطای واقعی شرکتتان را طی 6 ماه گذشته محاسبه و در جدولی شبیه به جدول زیر ثبت کردهاید.
ماه | نرخ خطا |
ماه اول | 17% |
ماه دوم | 12% |
ماه سوم | 16% |
ماه چهارم | 10% |
ماه پنجم | 14% |
ماه ششم | 9% |
همان طور که در جدول بالا میبینید، نرخ خطا، رفتاری نوسانی دارد. اما یک روند کاهش از اعداد داخل جدول برداشت میشود. نرخ خطا در پایان دوره 6 ماهه به مقدار 7 درصدی که هدف گذاری شده بود، نرسیده است. حال سوال این جاست که ما باید چه پاسخی داشته باشیم؟ چه نتایجی میتوان از این آمار برداشت کرد؟ بیایید باهم چند مورد برداشت و نتیجه گیری را بررسی و مرور کنیم:
تمام این نتیجه گیریها و واکنشها احتمال دارند. اما سوال اصلی این جاست که چگونه در تفسیر داده های عملکرد بهترین تفسیر دادهها را داشته باشیم؟
معمولا مدیران چهار کار زیر را در هنگام تفسیر داده های عملکرد انجام میدهند:
اگر روند عملکرد واقعی در راستای دلخواه باشد، نیازی به مداخله شما نیست. اما اگر این روند در راستای اهداف شما نباشد باید به ماجرا ورود کنید و روندهایی را پیدا کنید که به وسیله آن روند تغییرات عملکرد را بتوانید با اهدافتان همسو کنید.
شما نباید به نوسانهای اندک عملکرد، واکنشی نشان بدهید. میپرسید مثلا چی؟ مثلا فروش محصول طی فصلهای مختلف متفاوت است. بعضی از شرکتها بازهای از نوسان را برای چنین مواردی تعیین میکنند و تنها وقتی عملکرد از این بازه خارج شود، نسبت به آن واکنش نشان میدهند.
شما باید از خودتان بپرسید چه عوامل یا رویدادهایی باعث نوسانهای عملکرد شده است؟ مثلا فرض کنید نرخ خطا طی سه ماه گذشته جهش داشته است. باید بررسی کنید که در این سه ماه چه اتفاقی افتاده است که بر میزان نرخ خطا موثر بوده است. آیا تجهیزات جدیدی در خط تولید نصب شده است؟ آیا کارگران خط تولید در کار با آن مشکل دارند؟ شاید افراد جدیدی در خط تولید استخدام شدهاند و هنوز به کارشان مسلط نشدهاند. در تمامی این موارد، باید تصمیم بگیرید که کدام عامل اثرگذاری بیشتر و مهمی بر میزان عملکرد داشته است.
اگر بازنگری و تغییرات در معیارهایتان یا اصلا اهدافتان لازم باشد، حتما این کار را انجام بدهید. گاهی، وقتی با تغییرات زیادی در عملکرد مواجه میشویم. این خود نشانهای است برای بازنگری اهداف و معیارها. زمانی که فرایند مهمی تغییر کرده است، این موضوع برای شما جدیتر هم خواهد بود. حتما می پرسید مثلا چی؟
مثلا تغییر بزرگ و قابل توجهی در میزان خطا، ممکن است ناشی از تغییر برنامه زمانی کارکنانتان باشد. یا اصلا ممکن است پس از شروع برنامه سنجش عملکرد، اجازه تغییر دادن شیفت از کارکنان گرفته شده باشد و افراد در شیفت مشخص خود، کار کنند. این کار چه خوبی دارد؟
انجام این کار باعث کاهش شدید نرخ خطا شده و در نتیجه در میانگین کمتری تثبیت شده است. همین موضوع و مثال دارد به شما نشان میدهد که میتوانید هدف را بازنگری کرده و میزان خطای کمتری را به عنوان اهداف آینده سازمانتان تعیین کنید.
حالا فرض کنید طی 12 ماه گذشته، ما این شاخص را رصد و بررسی کردهایم، که استخدام نیروهای جدید چند هفته طول میکشد؟ زمانی که این شاخص را تعریف کردیم، هدف ما این بود که به فرایند استخدام شرکت سرعت ببخشیم. در ماه هفتم میزان معیار به شدت کاهش یافت و در ماههای بعد هم همین مقدار ثابت ماند.
پس از بررسی متوجه خواهید شد که، واحد منابع انسانی شرکت، روند فرایند استخدام را کمی تغییر داده است و نرم افزاری را برای ثبت درخواست استخدام پیاده سازی کرده است. این نرم افزار جدید فرایند استخدام را سرعت داده و تعداد زیادی از استخدامهای جدید به جای اینکه چند هفته طول بکشد، تنها در چند روز به نتیجه میرسد.
حال اگر هنوز تصمیم دارید که سرعت بیشتری به فرایند استخدام بدهید، این جا دیگر معیار قبلی برای شما کار ساز نیست و باید معیار خود را به “چند روز” تغییر بدهید. تفسیر داده های عملکرد معمولا پیچیده و چالش بر انگیز است. سازمان شما ممکن است واحدی را برای تحلیل داده های عملکرد داشته باشد. اگر این طور نیست و برای درک اطلاعات و تفسیر داده های عمکلرد مشکل دارید، از رئیس خود یا کارشناسی درشرکت که با تحلیلهای آماری آشناست، کمک بخواهید.
سهراب مسئولیت گروه R&D محصول را، در واحد الکترونیک یک شرکت تولید کننده لوازم خانگی به عهده دارد. مدیرکل از مدیران میانی خود خواسته است که تیمی را برای تعریف معیارهای عملکرد دپارتمانهایشان ایجاد کنند. رئیس سهراب از او خواسته است که در تیم الکترونیک شرکت کند.
در این تیم نمایندگانی از سایر دپارتمانها مثل تولید، بهره برداری مالی و فناوری اطلاعات نیز حضور دارند. نتایج جلسات تیم الکترونیک و دیگر تیمها در کمیته راهبردی مطرح می شوند و در آن جا با همفکری اعضا، نظام و شیوه نامه سنجش عملکرد شرکت تعیین و تدوین میشود. تا به اینجا توانستید موقعیت را به خوبی در ذهنتان ایجاد کنید؟ پس بریم سراغ ادامه ماجرا.
استراتژی شرکت بر این است که میخواهد در جهان، خود را به عنوان رهبر فناوری نشان دهد. بسیاری از تیمها با مدیران میانی ملاقات داشته و نظر آنها را در باره نقش خود در رسیدن و تحقق این استراتژی پرسیدهاند. سپس این تیم چند هدف انتخاب کرد که همگی در راستا و همسو با استراتژی شرکت بود.
اهدافی مانند “افزایش نرخ معرفی موفق نوآوری”، “توسعه محصولات جدیدتر برای استفاده موبایل” و “سرعت بخشیدن به معرفی محصول به بازار”. و برای هر هدف هم، چندین عامل کلیدی موفقیت تعریف شد و این عوامل کلیدی موفقیت هم به معیارهای عملکرد ترجمه شدند. تا این جای داستان همه چیز به خوبی و خوشی در حال انجام است. بریم سراغ ادامه ماجرا و چالشی که میخواهیم شما را با آن روبرو کنیم.
اعضای تیم فهرست معیارها را در اختیار کمیته راهبری قرار دادند و در آن جا این معیارها، تصویب شدند. حال زمان تعیین اهداف کمّی رسیده است. اعضای تیم چندین احتمال ممکن را دربارهاش با یکدیگر بحث کردهاند. مثلا، شاید بهتر باشد که با تعیین اهداف منعطف در کارکنان احساس اطمینان ایجاد کنیم. اهدافی که اگر ثابت شود، قابل دستیابی نیستند، در آنها تجدید نظر شود. آنها دقیقا با چالش تعیین اهداف مواجه شده بودند. شما اگر در این موقعیت بودید چه کاری انجام میدادید؟
پیشنهاد مطالعه: فرم ساز آنلاین پُرسآل
مرتضی احمدی
2022-03-11 09:39:06هرچند اهداف بلند پروازانه، افراد را ترغیب میکند که به عملکردی فوق العاده دست پیدا کنند. اما چنین اهدافی اگر غیر واقعی باشند، روحیه آنان را نیز از بین خواهد برد. مثلا اگر میانگین زمان توسعه محصول در صنعت، بین 25 تا 30 ماه باشد، اگر شما بخواهید هدف توسعه محصول را در 12 ماه بگذارید، عاقلانه و منطقی نخواهد بود. با توجه به بنچ مارکتینگ صنعت خود، اگر بخواهید 50 درصد کاهش در زمان توسعه محصول نسبت به میانگین صنعت را هدف شرکتتان قرار دهید، خب هدف شما هدفی نامعقول و غیر منطقی است. به جرات میتوانم بگویم که اگر در این راه بخواهید تلاشی هم انجام دهید، خاطرتان جمع باشد که هر گونه تلاشی، راهی جز شکست برای شما نخواهد داشت. در ضمن سهراب و تیم باید از تعیین اهداف دست پایین و حداقلی که عملکرد فعلی شرکت با آن فاصله چندانی ندارد، پرهیز کنند. وگرنه چنین استراتژی، هدف سنجش عملکرد را از بین میبرد. تعیین اهداف بلند پروازانه هم نامعقول است. اما در مواردی نیز تعیین چنین اهدافی مناسب است و باید تغییراتی در فرایند، سیستم یا دیگر ابعاد فعالیتهایمان بدهیم تا به سطح عملکرد مطلوب دست یابیم. تیم باید بازهای از اهداف را برای خود تعیین کند. بنابراین با نشان دادن کارهایی که برای رسیدن به عملکرد مطلوب لازم دارند، به کارکنان انگیزه میدهیم. با تعیین سه هدف این کار امکان پذیر است. هدف میانی عملکردی را نشان میدهد که گروه میتواند با کمی تلاش و بهبود در روند عملکرد خود به آن دست یابد. اگر افراد هم با یکدیگر همکاری کنند و ایدههای جدیدی برای نحوه رسیدن به هدف بیان کنند، مطمئنا بهتر و سریعتر به این هدف دست مییابند. هدف میانی با دو هدف دیگر تکمیل میشود. حداقل انتظار بهبود عمکلرد جاری و هدف بلند پروازانه که فراتر از چیزی است که اکنون به نظر دست یافتنی میرسد. اگر به هدف بلند پروازانه دست یابید، از نگاه مشتریان و سایر ذینفعان، بهبودی عظیم در عملکردتان رخ داده است.
mr.ahmadabadi
2022-03-11 09:40:30سلام اقا مرتضی. خیلی ممنون از پاسخ خوب و کاملی که به چالش ما دادید. ممنون از اینکه ما را دنبال می کنید.